Envoice ja SmartAccounts on loonud tarkvarade vahel täisautomaatse liidestuse, mis võimaldab sul alustada ostuarvete haldamise ja kuluaruannete loomisega ilma keerukaid seadistusi tegemata. Liidestuse aktiveerimisel imporditakse kõik ostuarvete haldamiseks vajalikud nimekirjad nagu, kontoplaan, hankijad, km koodid jne sinu SmartAccounts'i kontolt ning hoitakse neid automaatselt edaspidi ühesugustena.
Aktiveerimine
Liidestuse aktiveerimiseks on vajalik SmartAccounts'ist Sinu ettevõtte API võtit. Selleks toimi järgnevalt:
- Logi sisse SmartAccounts tarkvarasse
- Leia menüü Seaded - Liidetud teenused
- Alamjaotusest API leiad kaks API võtit. API võti: avalik ja API võti: salajane
- Kopeeri mõlemad API võtmed
Järgmine samm on liidestuse aktiveerimine Envoice tarkvaras. Selleks toimi järgnevalt:
- Logi sisse oma Envoice kontole
- Ava ettevõtte menüüst Seadistused - Liidestused
- Raamatupidamistarkvarade sektsioonist leia SmartAccounts ning klõpsa sellele
- Sisesta API token väljadele SmartAccounts'ist saadud API võtmed
- Liidestuse aktiveerimiseks vajuta Aktiveeri
Liidestuse aktiveerimisel sünkroniseeritakse Envoice'i ja SmartAccounts'i vahel kontoplaan, Käibemaksumäärad, objektid, hankijate ja klientide andmed jne
Liidestuse seadistamine
Kohustuslik konteerimine
Kohustusliku konteerimise valimisel ei edastata raamatupidamistarkvarasse ilma konteeringuta dokumente.
Sünkroniseerimine
Andmete sünkroniseerimine võimaldab hoida kahe tarkvara seadistused ühesugustena. Envoice võimaldab automaatset ja manuaalset andmete sünkroniseerimist.
Automaatne sünkroniseerimine
Automaatse sünkroniseerimise korral käib Envoice 1 kord ööpäevas küsimas uusi seadistusi SmartAccounts'ist. Selle võimaluse saab sisse või välja lülitada liidestuse seadistamisel.
Manuaalne sünkroniseerimine
Kui automaatne sünkroniseerimine ei ole lubatud või soovid raamatupidamistarkvaras tehtud muudatused saada Envoice'i viivitamatult, saad sünkroniseerida käsitsi:
- Logi sisse Envoice'i
- Ava menüüst Seadistused ning vali soovitud seadistuse menüü (näiteks: Raamatupidamine - Kontod)
- Vajuta Sünkroniseeri ning uuendatud andmed laetakse Envoice'i
Aegunud liidestuse aktiveerimine
Tehnilistel põhjustel, vähese aktiivsuse korral või süsteemide uuendamisel võib liidestus kahe tarkva vahel aeguda. Sellisel juhul kuvatakse kasutajale hoiatus "SmartAccounts liidestuse ligipääs on aegunud".
Liidestuse aegumise aegumisel andemid süsteemide vahel ei vahetata.
Aegunud liidestuse aktiveerimiseks toimi sarvaselt liidestuse aktiveerimisega. Vt. peatükk Aktiveerimine
Makseviisid ja võlad aruandvatele isikutele
Juhul, kui töötaja tasub mõne kuluarve oma isiklikest vahenditest tekib ettevõttel kohustus see kulu töötajale hüvitada.
Makseviisid
Lisaks tavapärasele kuluaruande loomise võimalusele saab Envoice tarkvarast edastada üksiku kuludokumendi SmartAccountsi määrates sellele makseviisi. Sellisel juhul liiguvad Sinu dokumendid õigele ja soovitud võlakontole.
Igal ettevõttel on Envoice keskkonnas võimalik seadistada makseviise. Selleks, et nende makseviisidega seotud dokumendid liiguksid SmartAccountsis õigele võlakontole, tuleb siduda Envoice'i ja SmartAccountsi makseviisid. Selleks käituge järgnevalt:
- Logi sisse Envoice'i
- Mine Seadistused - Raamatupidamine - Makseviisid
- Ava soovitud makseviis
- Väljale Kood sisesta SmartAccounts'ist saadud makseviisi kirjeldus
NB! Makseviiside sidumine ei ole kohustuslik, v.a juhul kui Envoice'i keskkonnas on dokumendile määratud makseviisiks Aruandev Isik.
Aruandva isikuga seotud makseviis
Kui ettevõte soovib eristada erinevate isikute saldosid, tuleb sisuda iga aruandev isik temale vastava makseviisiga. Sellisel juhul liiguvad kuludokumendid SmartAccountsi tarkvaras olevale isikustatud makseviisile. Selleks käituge järgnevalt:
- Logi sisse Envoice'i
- Mine Seadistused - Kasutajad/Isikud
- Ava soovitud kasutaja profiil
- Sisesta väljale Makseviisi kood kasutajaga seotud makseviisi kirjeldus SmartAccounts'ist
NB! Kasutades makseviisi "Aruandev isik", kontrollib Envoice kõigepealt, kas antud kasutajale/isikule on lisatud Makseviisi kood. Kui seda ei leita, kasutatakse üldist makseviisi "Aruandev isik".
