Ostuarvete mooduli võimalused on järgmised.

  • Igal ajahetkel on võimalik näha kõiki ettevõttele saabunud ostuarveid vastavalt kasutajale omistatud õigustele. Värskemad arved kuvatakse kasutaja Envoice’i töölaual. Vanemaid arveid saab üle vaadata arhiivist. Näha on nii iga arve originaalne PDF-dokument kui ka arvele Envoice’i menetlusprotsessis lisatud teave.
  • Arvete vastuvõtmine on võimalik erinevatest kanalitest: e-post, käsitsi üleslaadimine, e-arve ja mobiilirakendus. 
  • Kulude analüütika: lisada ostuarvetele kas arve ridade kaupa või kogu arvele kulukontod ja dimensioonid vastavalt ettevõtte kuluarvestuse vajadustele. Kulude jagamiseks saab kasutada ka eelnevalt defineeritud malle. Malle on võimalik arvetele automaatselt külge siduda.
  • Ostuarvete kinnitusring: vastavalt ettevõttes kehtestatud kulude ja arvete kooskõlastamise reeglitele saab Envoice’is rakendada kinnitusringe. Kinnitusringe on võimalik nii eelnevalt kui ka jooksvalt juurde seadistada ning teatud tingimustele vastavalt ka automaatselt saabuvatele arvetele külge siduda.
  • Ostuarvete tasumine: võimalik on kasutada ostuarvetele käsitsi maksmise märkimist või pangaväljavõtte üleslaadimisel automatiseeritud maksete märkimist. Samuti on võimalik siin genereerida maksefailid, mida saab eksportida panka ülekannete tegemiseks.

NB! Hea teada: selleks, et Envoice’i ostuprotsessi ettevõttes õigesti rakendada, on vaja teada, millised tegevusi vastav kasutajaroll teha võimaldab. Kasutajate rollide kohta saad täpsemalt lugeda siit.

Kasutajarollide vaated

Menüü vaade rollil “Kinnitaja” (puuduvad seadistamise ja arve lisamise menüüpunktid):

Menüü vaade rollil “Raamatupidaja” (puudub eraldi kinnitamise ning seadistuse menüüpunkt):

Menüü vaade rollil “Pearaamatupidaja” (puudub eraldi kinnitamise menüüpunkt):

NB! Hea teada: kui kasutajal on mõni menüüpunkt või funktsionaalsus puudu, siis tasub esmalt üle vaadata kasutaja rollid.

Ostuarvete töölaud

Ostuarvete töölaualt on raamatupidaja rolliga kasutajal kõige lühem tee endaga seotud ostuarvete menetlusprotsessi.

Igale kasutajale näidatakse vastavalt tema rollile ostuarveid järgmistes alajaotustes.

Saabunud ostuarved – siin näidatakse arveid, mis on otse Envoice’i saabunud või mille kasutajad on ise üles laadinud.

Lõpetamata ostuarved – siin näidatakse arveid, millel on puudu käibemaksukoodid, kulukontod, dimensioonid või ei ole arvele lisatud kinnitusringi.

Ilma omanikuta – siin näidatakse ostuarveid, mille osas ostuarve sisestaja pole olnud kindel, kelle tegevusega on ettevõttesse saabunud arve seotud ja ta on vastava küsimuse teistele kasutajatele saatnud. Kui ostuarve “omanik” vastab, et see arve on seotud temaga, siis kaob arve sellest alajaotusest.

Automaatsel kinnitusringil – need on ostuarved, mis on eelnevalt seotud hankijapõhise automaatse kinnitusringiga. Automaatset kinnitusringi saab kasutada nendel arvetel, kus kinnitusring on eelnevalt teada ja alati sama.

Tagasilükatud – kinnitaja pole olnud nõus seda arvet kinnitama. Arve tuleb raamatupidajal saata tagasi hankijale või kustutada.

Peatatud – arve on pandud “ootele”, näiteks selleks, et kinnitamiseks infot juurde hankida.

Mustandid – arve sisestamisega on alustatud, aga arve sisestust pole veel “salvestamisega” ära kinnitatud.

Digiteerimisel – need on arved, mis on saadetud digiteerimisüksusesse: kui arve digiteerituna sealt tagasi saabub, siis kaob see sellest alajaotusest.

Did this answer your question?