Ostuarvete lisamiseks on järgmised võimalused:

  • suunata ettevõttele saabunud ostudokumendid Envoice’i ettevõtte unikaalsele e-posti aadressile. Ettevõtte unikaalset e-posti aadressi näeb seadistuse põhivaates;
  • kasutada Envoice’i mobiilirakendust;
  • arved manuaalselt Envoice’i üles laadida;
  • aktiveerida e-arvete vastuvõtmine ettevõtte töölaual.

Arvete edasine töötlemine sõltub sellest, millist digiteerimise paketti ettevõte kasutab. Kui ettevõttel on aktiveeritud digiteerimise Standard- või Enterprise-lahendus, läbivad arved pärast automaatset digiteerimist ka inimkontrolli ning lisatud dokumendid ilmuvad süsteemi juba täielikult digiteeritult. Vaikimisi digiteeritakse arve esimene rida; juhul kui on soov kõik arvel olevad read digiteerida, saab selle eraldi aktiveerida.

Kui ettevõttel on aktiveeritud digiteerimise Lite-lahendus, läbivad saabunud dokumendid automaatse digiteerimise. Automaatne digiteerimine ei pruugi arvelt kogu vajalikku informatsiooni kätte saada ja võib vajada manuaalset korrigeerimist. Arve info andmete täpsustamine on kirjeldatud allpool.

Digiteeritud ostuarved ja e-arved

Saabunud arveid ja e-arveid näeb raamatupidaja töölaua menüüpunktis vastava jaotuse all. Vastavalt ettevõttes kehtivatele reeglitele liiguvad ostuarved edasi kas kinnitamisele või konteerimisse. Neid tegevusi saab teha nii paralleelselt kui ka järjest. 

Seadistuste all menüüpunktis “Muud seaded” tuleb kirjeldada, milliseid kontrollimehhanisme ettevõttes rakendatakse:

  • kas konteeringut kontrollitakse igal kinnitamisel, mis tähendab, et iga kinnitaja juures peavad olema kontod määratud ning konteering peab olema matemaatiliselt korrektne ja tasakaalus;
  • kas lõplikuks kinnitamiseks peab olema arve konteeritud ehk kõik kontod peavad olema olemas ja kanne tasakaalus;
  • kas enne kinnitusringi hoiatatakse, kui arve on konteerimata.

Dokumentide käsitsi muutmine

Pärast arve üleslaadimist ja töötlemist saab arve avada, nii et paremal poolel on avatud arve vaade ning vasakul poolel on võimalik hakata infot sisestama:

1. Arve saatja lisamine

Esimese sammuna tuleb lisada arve saatja, kelle saab valida nii olemasolevate hulgast kui ka lisada uus ettevõte. Uue ettevõtte lisamine on seotud Krediidiinfo andmebaasiga, millest leitakse ettevõte selle ärinime algustähtede sisestamise järgi. Ka kontaktide hulgas juba olemasoleva arve saatja lisamiseks tuleb hakata ärinime sisestama ja valikusse ilmuvad võimalikud kontaktidena seadistatud ettevõtted.

2. Arve üldandmete sisestamine

Kui arve saatja on lisatud, saab hakata arve üldandmeid sisestama. Osa välju selles vaates võivad olla varasematele seadistustele vastavalt vaikimisi eeltäidetud, aga vajadusel saab need väärtused üle kirjutada.

Arve tüübiks saab rippmenüüst valida “deebet” või “kreedit”. Vaikimisi pakutakse varianti “deebet”. Kui arve tüübiks valida “kreedit”, siis on tegemist kreeditarvega ja arve summasid puudutav osa tuleb sisestada miinusmärgiga.

Makseviis: rippmenüüst saab valida ettevõtte raamatupidaja poolt eelnevalt seadistatud makseviisi. Vaikimisi makseviisiks on “ülekanne”. Valikutes on kindlasti veel makseviisid, mis tähistavad sularahas tasutud arvet või kaardimaksega tasutud arvet.

Kande kuupäev tähendab kuupäeva, millal kajastatakse käesolev arve raamatupidamises kulu või ostuna. Vaikimisi võib selleks olla arve kuupäev, aga seda saab muuta ja selle jälgimine on eriti oluline perioodiliste arvete puhul ja juhtudel, kui arve kuupäev ning majandustehingu toimumise kuupäevad on erinevad.

Täiendavalt on võimalik lisada veel väljasid, mis asuvad paremas nurgas nupu “Näita kõiki” all:

3. Arve ridade sisestamine

Arve ridade sisestamise osas on kohustuslik täita andmetega vähemalt üks rida. Kohustuslik on sisestada rea kirjeldus ehk “teenus/kaup”, rea netosumma ja käibemaksu määr. 

Olenevalt ettevõtte kulude arvestuse põhimõtetest võib hankijalt saabunud mitmerealise arve sisestada ka kui üherealise, kui ridadel eraldivõetuna ei ole kulude jagamise mõttes olulist infot. Samuti võib üherealisena sisestada arve, mis raamatupidamises jagatakse erinevate kulude vahel muudel põhimõtetel kui see, mis on hankija arvel (näiteks ruumide kommunaalkulud, mida võidakse jagada vastavalt ettevõttes kehtestatud proportsioonidele osakondade vahel). Kui saabunud arvel esineb rohkem kui üks käibemaksumäär, siis tuleb arveread sisestada minimaalselt käibemaksude kaupa.

4. Arve summa plokk

Kui arve esitaja ei kasuta oma süsteemis rohkem kui kahte komakohta ja tema arveridadel summeerimine ja ümardamine toimub samadel põhimõtetel kui Envoice’is, siis tõenäoliselt kuvatakse summa plokis samu summasid ning arve saab ära salvestada. Summa plokis on võimalik muuta käibemaksu summat, aga sel juhul muutub ka kogu arve summa.

Kui kogu arve summas on erinevus, siis tuleb kasutada funktsionaalsust “Lukusta arve read”. Seejärel on võimalik “arve summa kokku” üle kirjutada ning vahe arvutatakse parandusena, mille osas korrigeeritakse eksporditavates raamatupidamiskannetes netosummat.

Did this answer your question?