Ostuarvete kinnitamise eesmärgid:

  • raamatupidamiskohustuslast esindav isik kinnitab majandustehingu toimumist (raamatupidamise seadus § 7);
  • allüksuse juhid ja aruandvad isikud saavad vastavalt oma vastutusalale kinnitada kulude jaotust kulukohtade ehk dimensioonide vahel;
  • tagada ettevõttes sisekontrolli toimimine.

Ostuarvele kinnitusringi määramiseks on mitu võimalust. Kinnitusringidesse saab valida ainult neid inimesi, kellele kasutaja seadistustes on antud kinnitaja roll. Kinnitusringidesse saab kinnitajaid määrata raamatupidaja rolliga kasutaja. Kinnitusringe saab arvetele lisada varemtehtud kinnitamismallidest. 

Kinnitamismalle salvestades on võimalik ära määrata, et kindlale hankijale rakendatakse alati ja automaatselt kindlat kinnitusringi. Igale uuele arvele, millele ei rakendu automaatselt mõni kinnitamismall, on võimalik luua uus kinnitusring ning salvestada see kohe ka kinnitamismalliks.

Kinnitusringile on arve võimalik saata ka enne konteerimist. Seda varianti kasutatakse juhul, kui kinnitajad ise lisavad arve konteerimiseks ja kulujaotuseks vajalikku infot.

Kelle arve see on?

Enne kinnitusringile saatmist või konteerimist on raamatupidajal võimalik teha kindlaks, kelle tegevusega on arve seotud. Selleks saab ta Envoice’i süsteemis saata välja alloleva päringu, mis asub arve detailvaate alumises servas:

Klõpsates nupule “Kelle arve see on?”, avaneb vaade, milles saab valida inimesed, kellele päring saata. Küsimus postitatakse kinnitamise vaatesse ja kui keegi vastab, et see arve on tema oma ehk tema teab, mis kuludega on tegemist, siis kaob arve küsimus ka teiste kinnitusvaatest. Samuti on igal päringu saanul võimalik vastata, et see pole tema arve.

Arve tagasisaatmine hankijale

Raamatupidajal on võimalik ka arvet kinnitusringile mitte saata, kui see on vigane, vaid saata see tagasi hankija meilile, lisades kommentaari. Arvet saavad tagasi saata kõik kinnitusringis osalejad.

Arve tagasisaatmine toimub e-posti teel:

Ostuarvete kinnitamise vaade

Kasutajale, kellele on antud kinnitaja roll, ilmuvad temalt kinnitust vajavad dokumendid menüüpunkti “Kinnitamine” alla. Sellel vaatel on alajaotustes “Ebaharilikud” ja “Automaatsed” näha ka need dokumendid, millele kasutaja on teinud isiklikud reeglid (vaata käesoleva juhendi järgmist punkti).

Kui seadistustes on see nii valitud, siis saab kinnitaja igakordsel kinnitusringi määramisel oma meilile teavituse ning kinnitamist vajava arve lingi. Muude seadistuste all on võimalik ka valida, et kinnituste kohta meilile teavitusi ei saadeta. Sellisel juhul peab kasutaja regulaarselt Envoice’i kasutama ning hoidma silma peal kinnitamise menüüpunktil.

Kinnitamise vaatel on võimalik dokumente kinnitada ükshaaval või kõik korraga. Samuti on võimalik vaadata kinnitamist vajava dokumendi detailsemat vaadet, klõpsates selleks arve kuupäeval või arve esitaja nimel. Detailsemat vaadet on vaja kasutada ka sel juhul, kui kinnitaja soovib või vastavalt ettevõttes kehtivale korrale peab tegema midagi lisaks tavapärasele lihtkinnitamisele. Nendeks tegevusteks on:

  • lisada kinnitamisel kommentaar;
  • saata arve tagasi hankijale;
  • muuta kinnitusringi;
  • peatada või tühistada kinnitusring.

Kinnitamise vaates on iga dokumendi kohta näha, kui palju on jäänud aega maksetähtajani ning kes olid eelmised ja on järgmised kinnitajad.

Vaate paremas ülemises nurgas on hammasratta märgi all võimalik sättida oma vaate seadeid ehk kuupäeva, mille järgi dokumente vaatesse järjestatakse:

Isiklikud reeglid

Isiklike reeglite kasutuselevõtt lihtsustab ja kiirendab arvete kinnitamist, sest rahaliste piiride kehtestamisega on võimalik mingist piirist väiksema summaga arved, mida näiteks hankijad saadavad iga kuu, automaatselt kinnitada. Samuti on võimalik teha reegel, et kui saabuv arve on mingist summast suurem, siis on see ebatavaline ning sellele tuleb tähelepanu pöörata. Isiklikke reegleid saab kõige lihtsamalt luua detailsest ostuarve vaatest:

Selle arve vaate juures on igal kasutajal võimalik luua endale järgmised personaalsed reeglid:

  • muuta arve kinnitamine automaatseks kuni teatud summa ehk limiidini nupuga “Tee automaatseks” – seda saab teha nii üldiselt kõikide arvete kohta kui ka hankijapõhiselt;
  • kehtestada endale summaline reegel ehk limiit, millest alates tuleb arvele rohkem tähelepanu pöörata, nupuga “Tee ebaharilikuks”.

Kõiki salvestatud isiklikke reegleid saab näha Envoice’i ekraani parempoolses ülemises nurgas, klõpsates oma kasutajanimel. Sealsamas on võimalik neid reegleid muuta ja uusi lisada.

Kinnitaja võimalikud tegevused kinnitusringis

Kinnitaja rolliga kasutajale saabuvad kinnitust vajavad dokumendid Envoice’is esimese menüüpunkti “Kinnitamine” alla. Vastavalt personaalsetele reeglitele võib kasutaja kehtestatud limiidist väiksemad arved kinnitada automaatselt. Arveid on võimalik kinnitamise vaates avamata kinnitada grupina ehk kinnitada kõik arved. Ka on kinnitamise vaates võimalik arveid kinnitada avamata ükshaaval. Loomulikult on võimalik iga arve ka avada ja teha kinnitamise tegevused arve detailvaates. 

Iga kinnitaja saab enda ette või enda järele kinnitusringis lisada täiendavaid kinnitajaid. Kinnitajal on võimalus arve hankijale ka tagasi saata. Kinnitaja saab peatada või tühistada kinnitusringi, milles ta osaleb:

Vajutades nupule “Kinnita”, avanevad järgmised variandid:

Kinnitamismallid

Varem valmis tehtud kinnitamismalle saab kasutusele võtta või muuta iga arve juures. Samuti saab malle hallata seadistuste menüüpunkti “Ost” all. Kinnitamismallide kasutamine võimaldab kiirendada arvete kinnitusringile jõudmist ning perioodiliselt korduvate arvete või korduvhankijate puhul on võimalik kinnitusmallide kaudu arvete kinnitusringile saatmine automatiseerida.

Kinnitusringi mallide lisamise vaade:

Kinnitamismalle on võimalik luua üldiseid või hankijapõhiseid. Üldiseid malle saab kasutada erinevatelt hankijatelt saabunud arvete puhul mingi kindla valdkonna või kulude osas, näiteks turunduskulusid või autopargi hoolduskulusid võivad alati kinnitada samad isikud olenemata hankijast.

Kinnitusringi saab valida ainult neid isikuid, kellele on antud kinnitaja roll ning keda ka võimalikus valikus kuvatakse. Kui sellest valikust vajalikku nime ei leita, siis tuleb selle kasutaja rollid seadistuste alt üle vaadata.

Paralleelse kinnitusringi loomine

Uut kinnitusringi luues tulevad kinnitusringis osalejate nimede ette kasti kinnitamise järjekorra numbrid. Neid numbreid on võimalik üle kirjutada ja sama number inimese nime ees tähendab seda, et need inimesed saavad kinnitada samaaegselt.

Järjestik-kinnitamine skeemina:

Paralleelne kinnitamine skeemina:

Isikud B ja C kinnitavad selles näites paralleelselt ning isikud A ja D vastavalt oma järjekorrale.

Kinnitusvoo jälgimine raamatupidaja poolt

Raamatupidaja rolliga kasutaja vaates on menüüpunkt “Kinnitamisel”. Inimene, kellele on antud ainult raamatupidaja roll, ise kinnitusringides ei osale, aga tal on selle menüüpunkti alt ülevaade, kui kaugele kinnitusringid jõudnud on, ning ka sellest, kes on passiivne kinnitaja, kelle järele tuleb oodata.

Did this answer your question?