Müügiga seotud seadistuste all on järgmised seadistused, mille eelnev ära kirjeldamine on vajalik müügiarvete koostamiseks. Need on: arve seadistused, tooted/teenused, ühikud ja viitenumber. Esimese müügiarve koostamisel suunab ka Envoice ise kõiki puuduvaid seadistusi tegema andes teavitusi ja suunavaid linke.

Arve seadistused

Arve seadistuste all on võimalik valida oma arvetele veel lisaväljasid, mida muidu vaikimisi müügiarvetel ei kuvata.

Vaikimisi lisainfo: kõikidele müügiarvetele on võimalik lisada vaba tekstina informatsiooni. Kui see tekst, mida soovitakse kõikidel arvetel kuvada on sama, siis võib selle juba siin sisestada. Samuti saab selle teksti lisada hetkel kolmes kasutatavas keeles; Müügiarvet tehes kuvatakse see lisatekst, mida on iga arve peal veel võimalik täiendada.
Vaikimisi maksetähtaeg:
siia lisatud tähtaega kasutatakse kõikidel arvetel, aga seda on iga arve peal veel võimalik muuta;
Vaikimisi viivis:
siia lisatud viivise % kuvatakse arvetel;
Lisaväljadena
on võimalik arvel kuvada tellimuse numbrit, kliendi viidet, müüja viidet, arve koostajat ning toote koodi arve real. Tellimuse nr, kliendi ja müüja viite väljadele sisu tuleb siis veel arvel sisestada. Kui neist kolmest väljast mõnele jääb arvel sisu lisamata, siis neid väljasid tühajdena arvel ei kuvata.
Dimensioonid arvel kui ettevõtte on oma tulude ja kulude paremaks analüüsimiseks võtnud kasutusele dimensioonid ja mõni kasutatav dimensioon omab olulist infot ka arve saaja jaoks (näiteks objekt, asukoht, tootegrupp jne), siis on need võimalik ka arvel kuvada siis kas koodi ja/või nimetusena.
Arve kujundusena on võimalik kasutada kahte erinevat kujundusmalli: ettevõtte logo arve päises või ettevõtte logo arve jaluses.

Tooted/teenused

Selleks, et ettevõte saaks kasutada Envoice müügiarvete koostamise lahendust, tuleb selles osas ära kirjeldada kõik teenused või kaubad, mida ettevõtte soovib müümisel oma arvetel kuvada. Müügiarvete tegemisel pole üldjuhul võimalik teenuse või kauba nimetust üle kirjutada, kasutatakse seda nimetust, mis siin seadistuses tootele/teenusele antakse. Toote/teenuse nimetuse alla, arve real, on võimalik toote/teenuse kohta lisada vabas vormis täpsustavat ja täiendavat infot, mis ka müügiarvetel kuvatakse. Erandiks on kõikidele kasutajatele lisatud “Üldteenus” ja “Üldtoode”, mille kasutamisel tuleb arvereale kindlasti lisada selgitus müüdava kohta, mida siis arvereal kuvatakse.

NB! Oluline seos – enne toodete/teenuste seadistamist peavad olema käibemaksumäärade all toote/teenuse käibemaksureeglid ära seadistatud.

Tüüp: rippmenüüst saab valida seadistava toote ja teenuse vahel;
Kood:
vabalt sisestatav tekstiväli, võib sisaldada nii tähti kui numbreid;
Nimetus:
toote või teenuse nimetus, mida soovitakse müügiarvel kuvada;
Ühik:
rippmenüüst saab valida eelnevalt seadistatud ühikuid;
Ühiku hind:
võimalik sisestada oma hinnakirja hind, mida kasutatakse hiljem müügiarvete koostamisel;
Ühiku hind sisaldab KMi: valik kas toote/teenuse hind sisaldab käibemaksu või ei;
Kohaliku turu vaikimisi KM: rippmenüüst saab valida eelnevalt käibemaksumäärade all seadistatud käibemaksureegli;

Toodete/teenuste külge on võimalik siduda ka dimensioonid, kui need on kasutusele võetud;

Lokaliseerimise tabelis on võimalik lisada muudes keeltes esitatavatel arvetel kuvamiseks toote või teenuse nimetuse tõlked.

Ühikud

Ühikuid kasutatakse müügiarvete koostamisel ja nende abil kirjeldatakse arveridadel ära, millistes ühikutes teenuseid või tooteid müüakse, näiteks tk (tükk), h (tund), kg (kilogramm). Süsteemi on sisestatud järgmised ühikud, millele on võimalik lisada uusi:

Uute ühikute lisamine

Nimetus: siia kirjutada lühend, näiteks tk;
Kirjeldus:
siia kirjutada lühendi kirjeldus, näiteks “tükk”;

Lokaliseerimise tabelis on võimalik lisada muudes keeltes esitatavatel arvetel kuvamiseks ühikute tõlked.

Viitenumber

Envoice’s on võimalik valida 3 erineva viitenumbri süsteemi vahel:

  1. Kliendipõhine viitenumber
  2. Arvepõhine viitenumber
  3. Kliendi- ja arvepõhine viitenumber

Viitenumbreid kasutatakse arvete ja ülekannete automatiseeritud või lihtsamaks omavaheliseks sidumiseks raamatupidamistarkvarades. Eestis on peamiselt kasutusel kliendipõhine viitenumber, mis aitab raamatupidamistarkvaras laekumise automaatselt ära siduda kliendiga, aga õige arvega sidumine ei tarvitse väga täpselt õnnestuda ning vajalikuks võib osutuda sidumise käsitsi korrigeerimine. Soomes on aga kasutusel kliendi ja arvepõhine viitenumber, mis teeb laekumiste ja arvete omavahelise sidumise lihtsaks, küll aga teeb see juurde lisatööd iga arve juures viitenumbri koodi sisestamisel nii raamatupidamistarkvarasse kui ka hiljem pangas maksekorraldusele.

Viitenumbri süsteemi saab valida: Seadistused -> Müük -> Viitenumber

Kõikide viitenumbrite puhul ühine

Eestis kehtib riigisisestele euromaksetele viitenumbri standard. Vastavalt Eesti Pangaliidu viitenumbri standardile on viitenumbri maksimaalseks pikkuseks 20 sümbolit ning minimaalseks pikkuseks 2 sümbolit.
Viitenumbri viimane sümbol on kontrolljärk (st, et viitenumbri koostaja kasutada on vahemik 1..19 ja lõppu lisandub 7-3-1 meetodil arvutatud kontrolljärk).

Kliendipõhine viitenumber

Peale kliendipõhise viitenumbri valikut tuleb ära seadistada ka viitenumbrile numbriseeria. Selleks: Seadistused -> Raamatupidamine -> Numbriseeriad

Tehtud seadistuse kohane viitenumber antakse igale uuele kliendile, s.t. et kliendipõhine viitenumber luuakse kliendi süsteemi lisamisel. Juba olemasolevatele klientidele on võimalik kliendi kontaktikaardile viitenumber käsitsi lisada või lisatakse see ühekorraga kõikidele kontaktidele.

Arvepõhine viitenumber

Arvepõhise viitenumbri korral genereerib Envoice igale müügiarvele viitenumbri, mis koosneb arve numbrist, millele lisatakse lõppu viimaseks numbriks 7-3-1 meetodil arvutatud kontrollnumber. Kui müügiarvetele on numbriseeria ära seadistatud, siis midagi ise täiendavalt seadistama ei pea.

Kliendi- ja arvepõhine viitenumber

Envoice genereerib igale müügiarvele viitenumbri, mis koosneb nn kolmest osast:

  • esimesele viiele numbrikohale genereeritakse unikaalne kliendi kood, mis algab numbriga 1, näiteks kõige esimesele kliendile on siis viitenumbri alguseks 10001;
  • edasi lisatakse arve number;
  • ja kõige lõppu 7-3-1 meetodil arvutatud kontrollnumber;

Kui müügiarvetele on numbriseeria ära seadistatud, siis selle viitenumbri tüübi korral midagi ise täiendavalt seadistama ei pea.

NB! Viitenumbri seadistamine on võimalik ka esimeselt müügiarvelt.

Did this answer your question?