Vajutades “Lisa arve” nupule avaneb järgmine vaade, kus lisatakse arve saaja, arve üldandmed ning valuuta ja vajadusel dimensioonid:

Kuni arve saaja pole ära valitud, ei kuvata veel võimalikke arve ridu.

Arve üldandmetest on võimalikult palju juba eeltäidetud, aga peaaegu kõiki väljasid on võimalik muuta e üle kirjutada:

Tüüp: rippmenüüst on võimalik valida, kas koostatakse deebet- või kreeditarvet;

Makseviis: rippmenüüst on võimalik valida ülekande, sularaha või aruandvale isikule arve vahel;

Arve nr.: lisatakse süsteemselt numbriseeria seadistuse kohaselt;

Viitenumber: lisatakse süsteemselt viitenumbri seadistuse kohaselt;

Arve ja viitenumber ise muudetav: linnukese lisamine võimaldab kaks eelmist välja üle kirjutada;

Arve kuupäev: vaikimisi täidetud tänase kuupäevaga, muudetav;

Kande kuupäev: vaikimisi täidetud arve kuupäevaga, muudetav;

Maksetähtaeg: vaikimisi täidetud maksetähtajaga kontakti kaardilt või selle puudumise korral 14 päeva, muudetav;

Keel: rippmenüüst saab valida kuvatava arve keeleks eesti, inglise või soome;

NB! Kui arvele on müügiarve seadistuste all lisatud soovitud väljasid, siis ka nendest osaded (tellimue nr, müüja viide, ostja viide) kuvatakse arve koostamisel päises.

Ostja valimine

Kui ettevõttel on kontaktide all juba soovitud ostja olemas, siis hakates sisestama ostja nimes sisalduvaid tähti kuvab Envoice võimalikud valikud. Sobivale nimele vajutades täidetakse kõik vajalikud väljad ostja andmetega. Kui soovitud ostjat pole veel andmebaasi sisestatud tuleb see lisada:

Tüüp: eraisiku valimise puhul ei rakendu kõik arve kontrollimehanismid, näiteks aadressi nõuet ei kontrollita;

Nimi: ostja ärinime algust sisestades on võimalik saada siia Krediidiinfo andmebaasi andmed;

ERP kood: nõue tuleb mõnedest majandustarkvaradest, võimalik eeltäita reg numbriga;

Kontaktide lisamisest vaata veel täpsemalt Envoice seadistuste juhendist.

Arve ridade sisestamine

Peale ostja valimist arvele avanevad arve sisestamise järgmised osad:

  • arve ridade sisestamine;
  • uute toodete lisamine otse arvelt;
  • käibemaksureeglite lisamine;
  • allahindluste lisamine;
  • arvel kuvatavate pangakontode valimine;
  • märkuste lisamine;
  • arvele manuste lisamine;

Arve ridadele on võimalus valida rippmenüüst teenuseid või kaupu, mis on juba eelnevalt salvestatud või kasutada eelseadistatud "Üldteenust" ja "Üldtoodet":

Kui sobivat kaupa eelnevalt salvestatud polnud, saab arve rea alt vajutada nuppu “Lisa uus toode” ja avaneb järgmine vaade:

Tüüp: valida saab kas toote või teenuse;

Kood: vaba tekstiväli;

Nimetus: see kirjeldus kuvatakse arvel;

Ühik: valida tuleb sobiv eelnevalt seadistatud ühik;

Ühiku hind: võimalik nii sisestada müügihind kui ka tühjaks jätta;

Kohaliku turu vaikimisi käibemaks: siia valitakse vaikimisi kasutatav käibemaksureegel kohalikul turul;

Kui ettevõte kasutab dimensioone, siis on need võimalik siis konkreetsetele kaupadele või teenustele külge siduda.

Müügiarvete tegemisel pole üldjuhul võimalik teenuse või kauba nimetust arve peal üle kirjutada, kasutatakse seda nimetust, mis siin seadistuses tootele/teenusele antakse. Toote/teenuse nimetuse alla, arve real, on võimalik toote/teenuse kohta lisada vabas vormis täpsustavat ja täiendavat infot, mis siis ka müügiarvetel kuvatakse. Erandiks on kõikidele kasutajatele lisatud “Üldteenus” ja “Üldtoode”, mille kasutamisel tuleb arvereale kindlasti lisada selgitus müüdava kohta, mida siis arvereal kuvatakse. Sõnu "Üldteenus" ja "Üldtoode" arve peal ei kuvata.

Iga arverea lõpus on 3 pisikest ikooniga nuppu: “Konteeri”, “Kopeeri” ja “Kustuta”.

Kopeerides luuakse juurde täpselt samasugune rida. “Konteeri” nupu alt on võimalik soovi korral muuta müügitulu kontot ning lisada arve ridadele dimensioone:

Käibemaksureeglid

Kui koostatakse esimest müügiarvet või kui kaupadele/teenustele pole veel kõiki vajalikke käibemaksureegleid ära salvestatud on neid võimalik nii otse arvelt teha kui ka seadistuste menüüst käibemaksumäärade seadistuste alt lisada.

Käibemaksureegel seob omavahel kauba/teenuse, turu, käibemaksumäära ja müügitulu konto, et seda kombinatsiooni järgmisel sarnasel arvel automaatselt kasutada.

Mida müün? valida saab rippmenüüst toote või teenuse;

Kuhu müün? valikus on kolm varianti: kohalik, Euroopa Liit või Euroopa Liidu väline;

Käibemaks: rippmenüüst valitav eelnevalt seadistatud käibemaksumäär;

Müügitulu konto: kontoplaani sisestatud raamatupidamistarkvara konto, kuhu konteeritakse selle grupi müügikäive;

Reegli nimetus: lühike kirjeldus, mida kuvatakse müügiarve seadistustes kaupade/teenuste seadistamisel käibemaksu osas;

Arve lisainfo

Arvel täiendava või täpsustava info kuvamiseks tuleb ära täita märkuste osa. Müügiarve seadistuste all on võimalik sisestada tekst, mida kuvatakse siis kõikidel ettevõtte müügiarvetel ja konkreetse arve juures on võimalik seda märkuse lahtris olevat teksti muuta või ka kustutada. Envoice pakub välja kõik süsteemi sisestatud pangakontod ning linnukesega on võimalik valida need kontod, mida just sellel arvel kuvatakse. Ja arvega on võimalik kaasa panna täiendavaid faile.

Arve saatmine

Peale arvel “Kinnita” nupu vajutamist on arve võimalik ostjale teele saata ning ilmub nähtavale ka arve laekumise kohta andmete lisamise blokk (kui kasutajal on selleks õigused).

Arvet on võimalik saata 2 viisil:

NB! E-arve saatmiseks peab Seadistuste menüüs “Muud seadistused” all olema E-arve seadete all tehtud linnuke kohas “Aktsepteeri e-arveid”.

Saates arve e-postiga kuvatakse “Kellele” väljal e-posti aadress, mis on sisestatud kontakti andmetesse. Kui seda seal salvestatud pole, on see väli siin tühi ja see on võimalik lisada. Samuti on võimalik nii meiliaadressi kui ka kõiki kuvatud väljasid muuta.

E-arvena saatmiseks on vaja teada ostja Envoice sisest e-arve võtit, mis on võimalik ostja käest küsida ning see salvestada ka ostja kontakti kaardile. Envoice sisest e-arve võtit saab genereerida ja näeb menüüs “Seadistused”, “Muud seaded” all.

Did this answer your question?