Ühe lähetuse alustamise viisina on võimalik kasutada lähetuste taotluse esitamist enne lähetuse algust. Lähetuste taotlusega on võimalik:

  • kooskõlastada eelnevalt lähetuse toimumise aeg, koht ja eesmärk;
  • arvestada kokku lähetuse eeldatavad kulud;
  • küsida lähetuskulude katteks avanssi.

Lähetustaotluse põhjal saab pärast lähetuses käimist vormistada lähetusaruande. Lähetustaotluse esitamist saab alustada: Kulud->Minu lähetused->Uus taotlus.

Lähetustaotluse päis

Esimese valikuna tuleb rippmenüüst valida, kas tegemist on kohaliku või välislähetusega.

Järgmise valikuna tuleb täpsustada lähetuse kuupäevad ning kindlasti ka orienteeriv algus- ja lõppkellaaeg. Lisada tuleb sihtkoha riik ja täpsustavalt võib lisada ka sihtkoha linna.

Vastavalt ettevõttes kehtestatud reeglitele saab lisada ka lähetuse eesmärgi ehk lühikirjelduse. Kui ettevõte kasutab kuluarvestuses dimensioone, siis need on võimalik samuti siit lisada.

Taotlus on võimalik vormistada nn grupitaotlusena ehk koostada see mitmele inimesele korraga. Sellisel juhul tuleb lisada kõikide lähetatavate nimed ning ka nende arvelduskontode IBAN-id lähetuskulude kompenseerimiseks.

Taotlusele on võimalik lisada manustena lähetusega seotud lisadokumente.

Lähetustaotluse read

Lähetustaotluse ridadele on võimalik lisada lähetuse eeldatavad kulud. Kui muid kulusid pole eelnevalt teada, siis minimaalselt tuleb lisada päevarahad.

Lähetustaotlusele kulurea lisamiseks tuleb klõpsata +-märgil rea lõpus.

Seejärel avaneb järgmine aken:

Rippmenüüst saab valida eelnevalt seadistatud kululiigi. Lisada tuleb kulu summa ning nimetuse väljale kulu lühikirjeldus. Näiteks kui valitud kululiigiks on sõidukulud, siis nimetuse all tuleb täpsustada, et tegemist on laevapiletitega.

Päevarahade lisamine

Päevarahade lisamiseks tuleb samuti klõpsata päevaraha rea lõpus olevale +märgile. Siin on arvestatud taotluse päises sisestatud päevade arvuga ja päisest erinevat päevade arvu ei ole võimalik kasutada. Küll aga on võimalik muuta päevaraha määra.

Auto kompensatsiooni lisamine

Isikliku sõiduauto kompensatsiooni lisamine käib analoogiliselt päevarahade lisamisega. Sisestada on vaja eeldatavad kilomeetrid, kasutatava auto registreerimisnumber ja hüvitamise määr.

Lähetuse avanss

Lähetuskulude katteks on võimalik taotlusega küsida avanssi. Rea lõpus +-märgile vajutades avaneb aken, milles kuvatakse veel kord eelinfona, kui suur on päevarahade summa. Avansi summa saab ise sisestada vastavalt vajadusele.

Taotluse kinnitamine

Kui eeldatavad lähetuse kulud on lisatud, tuleb taotlus saata kinnitusringile. Selleks tuleb taotluse sisestamise aknas vasakul pool valida kinnitajad ja vajutada nuppu “Saada”.

Lähetustaotluse saab kinnitada üldisest kinnitamise menüü vaatest:

Kulude moodulis kuvatakse kinnitamisel olevat lähetustaotlust järgmises jaotuses:

Avansi konteerimine

Kui lähetustaotluses oli lähetuskulude katteks küsitud avanssi, siis liigub taotlus pärast kinnitamist raamatupidaja töölauale:

Avansitaotlusest on saanud Envoice'i mõistes ostuarve, millele lisatakse konteering (lähetuskulude ettemaks) ja seejärel on võimalik konteeritud avanss kui ostudokument eksportida Envoice'ist raamatupidamistarkvara ostumoodulisse.

Kinnitatud taotlus liigub kulude moodulis töölaual jaotuse alla “Esitamata lähetusaruanded” ning “Minu lähetuste” all kuvatakse seda kui “Kinnitamisel” dokumenti – avaldus kinnitatud. Siitsamast vaadetest on võimalik kinnitatud taotlusest vormistada lähetusaruanne.

Did this answer your question?