Lähetusaruande alustamiseks on järgmised võimalused:

NB! Lähetusaruannete koostamiseks on minimaalselt vajalik, et 

  • oleks seadistatud päevarahad kululiigina (vaata: Seadistused->Raamatupidamine->Lähetused, majanduskulud) 
  • lähetusaruannetele oleks seadistatud ka numbriseeria. (juhul, kui ei numbriseeriat ei ole seadistatud, kasutab Envoice vaikeseeriat YYYYMMDDxxx)

Lähetusaruande päis

Kui lähetusaruande koostamist alustatakse kinnitatud taotlusest (vaata Lähetustaotlus), siis on aruande päis juba täidetud. Sinna tuleb lisada vaid lähetuse tegevusaruanne ehk lühivormis kokkuvõte. Kui aga aruanne luuakse kviitungite seinalt või lisades uue aruande, on vaja ära täita kogu aruande päis:

  • esimese valikuna tuleb rippmenüüst valida, kas tegemist on kohaliku või välislähetusega;
  • järgmise valikuna tuleb täpsustada lähetuse kuupäevad ning kindlasti ka orienteeriv algus- ja lõppkellaaeg. Lisada tuleb sihtkoha riik ning täpsustavalt võib lisada ka sihtkoha linna.

Vastavalt ettevõttes kehtestatud reeglitele saab lisada ka lähetuse eesmärgi ehk lühikirjelduse. Kui ettevõte kasutab kuluarvestuses dimensioone, siis need on võimalik samuti siit lisada.

Taotlus on võimalik vormistada nn grupitaotlusena ehk koostada see mitmele inimesele korraga. Sellisel juhul tuleb lisada kõikide lähetatavate nimed ning ka nende arvelduskontode IBAN-id lähetuskulude kompenseerimiseks. Kui aruandev isik soovib kulude eest ülekannet oma arvelduskontole, aga selle IBAN-it pole aruandva isiku kaardile veel lisatud, siis tuleb see lisada siin. 

Samuti on võimalik märkida, et hüvitist ettevõtte nimel tehtud kulutuste eest soovitakse saada sularahas või võib makse saajaks olla ka teine isik.

Aruandele on võimalik vajadusel lisada manustena lisadokumente (mitte kuludokumente).

Lähetusaruande read

Kui lähetusaruande täitmist alustati kviitungite seinalt kviitungite äramärkimisega, siis on iga äramärgitud kviitungi kohta juba aruandele rida tekkinud ning iga kviitungi kohta tuleb täita vaid kulujaotus. Samuti on olemas lähetusaruande read, kui aruande esitamist alustati taotlusest.

Kui lähetusaruande koostamist alustati uue aruande loomisega “Minu lähetuskulude” menüü alt, siis saab dokumendid siin ridadele juurde lisada. Lähetusaruandele saab hakata dokumente lisama siis, kui aruande päis on täidetud ja salvestatud.

Vajutades aruande osas “Kuludokumendid” (pilt ülal) nupule “Lisa reaalne kulu” või kulurea lõpus +-märgile, avaneb järgmine aken, kus on võimalik valida kuludokumente nii arvutisse salvestatud failidest kui ka kviitungite seinalt:

Kulujaotus

Kviitungeid aruandele lisades tuleb iga dokumendi kohta ära täita ka kulujaotus, milles kohustuslikult täidetavad (tähistatud tärnidega) väljad on rippmenüüst valitav kululiik, dokumendi summa kokku, makseviis ja kellele see kulu hüvitamisele läheb ehk osapool. Kui aruande koostamist alustati kviitungite seinalt, siis tuleb aruande ridadele lisada ka kulujaotused – neid saab teha, klõpsates real olevale pruunis värvis kirjale (näiteks “määramata” hankija nimele).

Kui raamatupidamise seadistustes (Raamatupidamine->Seadistused->Lähetused, majanduskulud) on linnukesega lubatud ka põhjendamata kulujaotus, siis on ettevõttele lubatud esitada ka kviitungeid, milles võib ridadel olla kajastatud ka aruandva isiku isiklikke kulusid, mida ettevõte ei hüvita. Kulujaotuses tuleb sellisel juhul teha linnuke aruandva isiku nime taha ning tuua välja summa, mis ei ole sellel kuludokumendil ettevõtte kulu.

Lähetusaruande kinnitamisele saatmine

Kui kõik soovitud read on sisestatud ehk kuludokumendid lisatud, saab aruandele lisada kinnitajad ning aruande koostaja töölaualt edasi saata. Kui lähetusaruandele eelnes ka taotluse esitamine ja kinnitamine, siis pakub Envoice vaikimisi ka aruandele sama kinnitusringi.

Kviitungite konteerimine

Pärast aruandega seotud kviitungite lisamist suunatakse edasi neid kviitungeid konteerima. Konteerimiseks on võimalik valida kahe meetodi vahel:

  • kas kasutatakse lähetuse ettemaksukontot;
  • ei kasutata lähetuse ettemaksukontot.

Vahe- ja ettemaksukonto kasutamisel konteeritakse kviitungid ükshaaval nendele kontodele ning lõplikud kulukanded tehakse alles aruande põhjal. Kui vahe- ja ettemaksukontosid ei kasutata, siis tehakse kulukanded otse igalt kviitungilt.

Kui kasutatakse lähetuse ettemaksukontot, tehakse järgmised konteeringud:

  • deebet – lähetuse ettemaksukonto kviitungi netosummas;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto kviitungi käibemaksu summas;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule kviitungi summas.

Aruande juures, kui ei ole vaja teha parandusi:

  • deebet – kulukonto kulu summas;
  • kreedit – lähetuse ettemaksukonto.

Aruande juures, kui on vaja teha näiteks parandus ettevõttele mittekuuluva kulu osas (kviitungil kajastusid ka aruandva isiku isiklikud kulud), tehakse kulukanne väiksemas summas ja parandatakse sisendkäibemaksu osas:

  • deebet – kulukonto ettevõtte kulu summas;
  • deebet – lähetuse ettemaksu konto “-”märgiga kulu summas;
  • deebet – lähetuse ettemaksu konto “-”märgiga ettevõttele mittekuuluvas netosummas;
  • deebet – sisendkäibemaks ettevõttele mittekuuluvalt osalt “-”märgiga;
  • kreedit – võlg hankijale/aruandvale isikule “-”märgiga ettevõttele mittekuuluvas summas.

NB! Aruande konteerimise hetkel tehakse ka päevarahade ja isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni kulukanded.

Kui ei kasutata majanduskulude vahekontot, tehakse järgmised konteeringud:

  • deebet – kulukonto;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule.

Aruande juures, kui on vaja näiteks teha parandus ettevõttele mittekuuluva kulu osas (kviitungil kajastusid ka aruandva isiku isiklikud kulud), tehakse vastav vähenduskanne eelnevalt konteeritud kulu osas:

  • deebet – kulukonto “-”märgiga;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto “-”märgiga;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule “-”märgiga.

NB! Kui aruandega parandatavat osa või täiendavaid kandeid ei selgu, siis tehakse ainult kviitungite kulukanded.

Kui ettevõte kasutab dimensioone, nagu siin näites osakond ja regioon, siis on lähetusaruandele võimalik ka need külge panna. Konteerimine lõpetatakse vajutusega rohelisele nupule “Lõpeta konteerimine”:

Kulumoodulis konteeritakse kõik kviitungid ükshaaval. Raamatupidaja vaatab konteerimisel üle kõikide kviitungite korrektsuse ja kulude kuuluvuse ettevõttele ning lisab maksukoodid. Pärast viimase kviitungi konteerimist viiakse ka aruandesse sisse täiendused vastavalt kviitungitelt tehtud konteeringutele.

Lähetusaruandes saab vajadusel teha veel täiendusi. Kui ka seal on kõik korrektne, siis lõppeb lähetusaruande konteerimisega kogu ühe aruande raamatupidamislik menetlus ning aruanne saadetakse edasi kinnitusringile, mille aruandev isik aruannet omalt poolt lõpetades külge pani.

Ostuarvete sidumine lähetusaruandega

Lähetusaruandega on võimalik siduda ka eraldi saabunud ning menetluses olevaid ostuarveid, näiteks lennu- või laevapiletite arved. Selleks tuleb ostuarve päises teha vastavasse kohta linnuke:

Seejärel muutub võimalikuks ostuarve sidumine konkreetse lähetusaruandega, mille saab valida rippmenüüst:

NB! Omavahel on võimalik siduda ostuarveid ja lähetusaruandeid, mille menetlusring pole veel lõppenud ehk mis ei ole veel kinnitatud. Kui tekib vajadus kinnitatud dokumendid omavahel siduda, tuleb kõigepealt tühistada kinnitusring, seejärel dokumendid siduda ning siis uuesti kinnitusringile saata.

Lähetusaruannete kinnitamine

Lõplikult konteeritud lähetusaruanded liiguvad vastavalt neile külge pandud kinnitusringi järjekorrale kinnitajatele kinnitamise vaatesse. Kulude töölaual kuvatakse aruanded, mis on kinnitamisel, vastavas alajaotuses:

Ülevaade lähetusaruannetest

Lähetusaruannetest on võimalik ülevaadet saada:

  • kulude moodulis menüüpunktist “Arhiiv”;
  • ostuarvete moodulis menüüpunktist “Arhiiv”.

Kulude moodulis kuvatakse ainult aruannet ennast, aga ostuarvete arhiivis on olemas eraldi dokumendina iga kviitung, millele tehti konteering ning mis kajastub seal kui “ostuarve”, samuti päevarahad ja isikliku auto kompensatsioon.

Did this answer your question?