Majanduskulude aruande alustamiseks on järgmised võimalused:

Kuluaruande päis

Uue kuluaruande loomisel tuleb sisestada aruandva isiku nimi ja aruande kuupäev. Kui aruandev isik soovib kulude eest ülekannet oma arvelduskontole, aga selle IBAN-it pole aruandva isiku kaardile veel lisatud, saab selle lisada siin. Samuti on võimalik märkida, et hüvitist ettevõtte nimel tehtud kulutuste eest soovitakse saada sularahas või võib makse saajaks olla ka teine isik. 

Aruannet on võimalik esitada ka kellegi teise eest. Sellisel juhul tuleb Aruandva isiku väljale leida kulu tekitanud isik rippmenüüst valides või lisada uus isik nime taga olevale ristikesele klõpsates.

Kommentaari väljale on võimalik lisada selgitusi koostatava aruande kohta. Aruandele on võimalik lisada manustena lisadokumente (mitte kuludokumente).

Kuluaruande read

Kui kuluaruande täitmist alustati kviitungite seinalt kviitungite valimisega, siis on iga äramärgitud kviitungi kohta juba aruandele rida tekkinud ning täita tuleb vaid kulujaotus.

Kui kuluaruande koostamist alustati uue aruande loomisega “Minu majanduskulude” menüü alt, siis saab dokumendid siin ridadele juurde lisada. Kuluaruandele saab hakata dokumente lisama siis, kui aruande päis on täidetud ja salvestatud.

Vajutades aruande osas “Kuludokumendid” nupule “Lisa kulu”, avaneb järgmine aken, kus on võimalik valida kuludokumente nii arvutisse salvestatud failidest kui ka kviitungite seinalt.

Kulujaotus

Kviitungeid aruandele lisades tuleb iga dokumendi kohta täita ka kulujaotus, milles kohustuslikult täidetavad väljad on rippmenüüst valitav kululiik, dokumendi summa kokku ning kellele see kulu hüvitamisele läheb ehk osapool. Kui aruande koostamist alustati kviitungite seinalt, siis tuleb aruande ridadele lisada ka kulujaotused – neid saab teha, klõpsates real olevale pruunis värvis kirjale (näiteks “määramata” hankija nimele).

Kui raamatupidamise seadistustes (Raamatupidamine->Seadistused->Lähetused, majanduskulud) on linnukesega lubatud ka põhjendamata kulujaotus, siis on ettevõttele lubatud esitada ka kviitungeid, milles võib ridadel olla kajastatud ka aruandva isiku isiklikke kulusid, mida ettevõte ei hüvita. Kulujaotuses tuleb sellisel juhul teha linnuke aruandva isiku nime taha ning tuua välja summa, mis ei ole sellel kuludokumendil ettevõtte kulu.

Kuluaruande kinnitamisele saatmine

Kui kõik soovitud read on sisestatud ehk kuludokumendid lisatud, saab aruandele lisada kinnitajad ning aruande koostaja töölaualt edasi saata.

Envoice’i kulumooduli loogika on üles ehitatud selliselt, et kõik ühes aruandes sisalduvad kuludokumendid ja aruanne ise liiguvad protsessis edasi koos. Kuni kõik ühe aruandega seotud kviitungid ei ole digiteeritud, pole võimalik asuda esimesi kviitungeid konteerima.

Kviitungite konteerimine

Konteerimiseks on võimalik valida:

  • kas kasutatakse majanduskulude vahekontot;
  • ei kasutata vahekontot.

Vahe- ja ettemaksukonto kasutamisel konteeritakse kviitungid ükshaaval nendele kontodele ja lõplikud kulukanded tehakse alles aruande põhjal. Kui vahe- ja ettemaksukontosid ei kasutata, siis tehakse kulukanded otse igalt kviitungilt.

Kui kasutatakse majanduskulude vahekontot, tehakse järgmised konteeringud:

Iga kviitungi juures:

  • deebet – majanduskulude vahekonto kviitungi netosummas;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto kviitungi käibemaksu summas;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule kviitungi summas.

Aruande juures, kui ei ole vaja teha parandusi:

  • deebet – kulukonto kulu summas;
  • kreedit – majanduskulude vahekonto.

Aruande juures, kui on vaja teha näiteks parandus ettevõttele mittekuuluva kulu osas (kviitungil kajastusid ka aruandva isiku isiklikud kulud), tehakse kulukanne väiksemas summas ja parandatakse sisendkäibemaksu osas:

  • deebet – kulukonto ettevõtte kulu summas;
  • deebet – majanduskulude vahekonto “-”märgiga kulu summas;
  • deebet – majanduskulude vahekonto “-”märgiga ettevõttele mittekuuluvas netosummas;
  • deebet – sisendkäibemaks ettevõttele mittekuuluvalt osalt “-”märgiga;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule “-”märgiga ettevõttele mittekuuluvas summas.

Kui ei kasutata majanduskulude vahekontot, tehakse järgmised konteeringud:

Iga kviitungi juures:

  • deebet – kulukonto;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule.

Aruande juures, kui on vaja näiteks teha parandus ettevõttele mittekuuluva kulu osas (kviitungil kajastusid ka aruandva isiku isiklikud kulud), tehakse vastav vähenduskanne eelnevalt konteeritud kulu osas:

  • deebet – kulukonto “-”märgiga;
  • deebet – sisendkäibemaksu konto “-”märgiga;
  • kreedit – võlg hankijale / aruandvale isikule “-”märgiga.

NB! Kui aruandega parandatavat osa või täiendavaid kandeid ei selgu, siis tehakse ainult kviitungite kulukanded.

Kui ettevõte kasutab dimensioone, nagu siin näites osakond ja regioon, siis on kuluaruandele võimalik ka need külge panna. Konteerimine lõpetatakse vajutusega rohelisele nupule “Lõpeta konteerimine”:

Kulumoodulis konteeritakse kõik kviitungid ükshaaval. Raamatupidaja vaatab konteerimisel üle kõikide kviitungite korrektsuse ja kulude kuuluvuse ettevõttele ning lisab maksukoodid. Pärast viimase kviitungi konteerimist viiakse ka aruandesse sisse täiendused vastavalt kviitungitelt tehtud konteeringutele.

Majanduskulude aruandes tuleb vajadusel teha veel täiendusi. Kui ka seal on kõik korrektne, siis lõppeb majanduskulude aruande konteerimisega kogu ühe aruande raamatupidamislik menetlus ja aruanne saadetakse edasi kinnitusringile, mille aruandev isik aruannet omalt poolt lõpetades külge pani.

Kuluaruannete kinnitamine

Lõplikult konteeritud kuluaruanded liiguvad vastavalt neile külge pandud kinnitusringi järjekorrale kinnitajatele kinnitamise vaatesse. Kulude töölaual kuvatakse aruanded, mis on kinnitamisel, vastavas alajaotuses:

Ülevaade kuluaruannetest

Kuluaruannetest on võimalik ülevaadet saada:

  • kulude moodulis menüüpunktist “Arhiiv”;
  • ostuarvete moodulis menüüpunktist “Arhiiv”.

Kulude moodulis kuvatakse ainult aruannet ennast, aga ostuarvete arhiivis on olemas eraldi dokumendina iga kviitung, millele tehti konteering ning mis kajastub seal kui “ostuarve”.

Did this answer your question?