Raamatupidamise seadistuste all on järgmised osad, mis tuleb läbida ülevalt alla etteantud järjekorras.

Dimensioonigrupid ja dimensioonid

Dimensioone kasutatakse täiendavate klassifikaatoritena tulude ja kulude jagamiseks. Dimensioonide kasutamisega saab ettevõtte toimimist täpsemalt analüüsida nii finants- kui ka juhtimisarvestuses ning kulusid paremini juhtida. Kui tulude ja kulude peamine jagamine liikideks toimub pearaamatu kontode tasemel, siis dimensioonide kasutuselevõtmine võimaldab tulud ja kulud jaotada ka kulukoha, osakonna, töötaja, kulukäituri, projekti vms järgi. 

Dimensioonide seadistamiseks tuleb esmalt seadistada dimensioonide grupid ja seejärel saab ära kirjeldada dimensioonigruppi kuuluvate dimensioonide väärtused. Näiteks kui ettevõte müüb oma tooteid erinevatel turgudel, siis võib üheks dimensioonigrupiks olla geograafiline jaotus ja sellisel juhul on dimensioonide väärtusteks selles grupis riigid: Eesti, Läti, Leedu, Soome.

Dimensioonigruppide lisamine

Kood: siia sisestatakse raamatupidamistarkvaras kasutatav kood, mis võib koosneda nii tähemärkidest kui ka numbritest.

Nimi: siia sisestatakse dimensioonigrupi koodi nimetus või selgitus.

Kasutatakse müügiarvetel: linnuke lisatakse juhul, kui seda dimensioonigruppi kasutatakse müügiarvete koostamisel.

Kasutatakse kuluaruannetel: linnuke lisatakse juhul, kui seda dimensioonigruppi kasutatakse lähetus- ja majanduskulude aruannete koostamisel.

NB! Hea teada: dimensioone saab importida pärast seda, kui kasutatavad dimensioonigrupid on dimensioonide seadistuste all määratletud.

Dimensioonide lisamine

Grupp: rippmenüüst saab valida eelnevalt seadistatud dimensioonigrupi.

Kood: siia sisestatakse raamatupidamistarkvaras kasutatav dimensiooni kood, mis võib koosneda nii tähemärkidest kui ka numbritest.

Nimi: siia sisestatakse dimensiooni koodi nimetus või selgitus.

Seotud dimensioonid: siin võib seadistada alati vaikimisi kasutatavad dimensioonide kombinatsioonid.

Kontod

Selles osas sisestatakse ettevõtte raamatupidamises kasutatav pearaamatu kontoplaan. Kontoplaani on võimalik sisestada nii käsitsi kui ka Exceli abil üles laadida. Kontoplaani kantakse ainult need kontod, millele kandeid tehakse. Summeerivaid ja üldistavaid kontosid siia ei kanta.

Kontoplaani importimine Excelist

Lehekülg: siia sisestatakse, mitmes lehekülg või sheet Exceli tabelist.

Algusrida: kui kontoplaani tabelil Excelis on pealkirjade read, siis tuleb ära märkida, mitmendast reast algab kontoplaani info.

Laadi näidisfail: on ka võimalus võtta kasutusele Envoice’i enda eelseadistatud kontoplaan ja vastavalt vajadusele kustutada või lisada sinna kontosid või muuta/täpsustada kontode nimetusi. Juba Envoice’is olemasolevat kontoplaani saab sealt Excelisse eksportida, teha seal soovitud täiendusi ja seejärel parendatuna tagasi importida.

Kontode ükshaaval sisestamise ja varem sisestatud info muutmise vaade:

Number: siia sisestatakse raamatupidamises kasutatav konto number.

Nimetus: siia sisestatakse konto nimetus.

Lisainfo: vaba lisaväli teksti jaoks, mida saab vajadusel kasutada ettevõtte töötajatele täiendavate ettevõttesiseste selgituste lisamiseks.

Kohustuslikud dimensioonid: märgitakse linnukesega ära juhul, kui mingi dimensioonigrupi kasutamine selle konto juures on kohustuslik (nn kontrollifunktsioon).

Käibemaksumäärad

Selle seadistuse eesmärk on võimaldada Envoice’is teha käibemaksuarvutusi. Seadistus võimaldab ka käibemaksumäärade, raamatupidamistarkvaras kasutatavate käibemaksukoodide ja -kontode sidumist omavahel, et kasutada Envoice’i automatiseeritud võimalusi nii müügi- kui ka ostuarvete lahenduses ning võimaldada hiljem käibedeklaratsioonide automaatset genereerimist raamatupidamistarkvarast.

NB! Oluline seos: selleks, et ostuarvel Envoice’is toimiks käibemaksuarvestus, peab hankija kaardil olema täidetud hankija KMKR koodi väli. Vastupidisel juhul ostuarvele käibemaksuarvestust ei võimaldata.

Vaikimisi on seadistatud järgmised käibemaksumäärad ja koodid (neid saab soovi korral muuta ja täiendada ning lisada uusi):

Käibemaksumäära lisamine/muutmine:

Käibemaksumäär: siia sisestatakse käibemaksu protsent, mida kasutatakse arvutustes.

Kood: siia sisestatakse käibemaksumäärale vastav kood raamatupidamistarkvaras.

Nimi: siia sisestatakse lühiselgitus käibemaksumäärale, mida soovitakse siin süsteemis kuvada, näiteks “20% käibemaks”.

Tüüp: rippmenüüst valitav tavaline (kui deklareeritakse kohalikus käibedeklaratsioonis) või võimalik tagasiküsitav KM (kui pöördutakse käibemaksu tagasisaamiseks mõne teise riigi poole).

Viide käibemaksuseadusele: viite koht, mis nullprotsendise käibemaksumääraga maksustatava käibe või maksuvaba käibe puhul tuleb arvele märkida (näiteks KMS § 37, 40).

Maksustamispõhimõte: rippmenüüst saab valida kas maksustatav (erinevate määradega 20%, 9%, 0%), ei ole käive (näiteks intress, viivis) või maksuvaba käive (näiteks üür, kindlustus).

KM konto ostul: kontoplaani sisestatud ERP konto, kuhu kantakse ostu käibemaksusummad.

KM konto müügil: kontoplaani sisestatud ERP konto, kuhu kantakse müügi käibemaksusummad.

KM kuluks määr vabalt valitav: lisada linnuke, kui ettevõte küsib mõnelt ostuarvelt sisendkäibemaksu tagasi vähem kui 100%, näiteks kui kasutatakse proportsionaalset käibemaksuarvestust.

Selle käibemaksumäära vaikimisi määr: lisada linnuke, kui see on Envoice’is põhiliselt kasutatav käibemaksu kood selle määra osas (ühe määra jaoks võib olla kasutusel mitu koodi).

Käibemaksureeglid müügiarvetele

See seadistus tehakse juhul, kui ettevõte kasutab Envoice’i müügiarvete lahendust. Toodete ja teenuste grupeerimise aluseks on siin käibemaksuprotsent ja müügitulu konto. Näiteks kui ettevõte müüb tooteid ainult Eestis ühe käibemaksumääraga ja nende müügitulu kajastatakse raamatupidamises ka ainult ühel kontol, siis tuleb seadistada üks grupp. Kui aga kõiki tooteid müüakse küll Eestis, aga pearaamatu kontode tasemel eristatakse näiteks toidukaupade müügitulu ja tarbekaupade müügitulu, siis tuleb seadistada kaks gruppi.

NB! Oluline seos: seadistust kasutatakse müügiarvete osa all olevas toodete ja teenuste seadistuses. Toote- või teenusegrupile seadistust tegemata ei ole võimalik müügiarveid koostada.

Sama info saab lisada ka otse müügiarvelt arve ridade plokist siniselt nupult “Lisa uus käibemaksureegel”:

Mida müün?: valida saab toote või teenuse.

Kuhu müün?: valikus on kolm varianti: kohalik, Euroopa Liit või Euroopa Liidu väline.

Käibemaks: valida saab rippmenüüst seadistatud käibemaksumäärade vahel.

Müügitulu konto: kontoplaani sisestatud raamatupidamistarkvara konto, kuhu konteeritakse selle grupi müügikäive.

Reegli nimetus: lühike kirjeldus, mida kuvatakse müügiarve seadistustes kaupade/teenuste seadistamisel käibemaksu osas.

Lokaliseerimine

Lokaliseerimise tabeliosas on võimalik lisada muudes keeltes esitatavatel arvetel kuvamiseks käibemaksuseadusest tulenevate viidete tõlked.

Makseviisid

Makseviise kasutatakse klientide, hankijate ja aruandvate isikutega tehtud tehingute automaatsete kannete tegemiseks. Peamisteks makseviisideks on maksed sularahas ehk maksed kassast või maksed ülekandega ehk maksed pangast. Sularahamaksete korral on nii müügi- kui ka ostutehingutel vastaskontoks pearaamatu kassa konto. Kui mõnel isikul on ettevõtte pangakaardi kasutamise võimalus, on kaardiga makstes nii müügi- kui ka ostutehingutel vastaskontoks pearaamatu vastava arveldusarve konto. 

Maksetähtajaga ehk krediitmüügi tingimustel on müügitehingu vastaskontoks nõue ostjate vastu ja ostutehingul võlg hankijale. Seotud isikutega (näiteks gruppi kuuluvad ettevõtted) tehtud tehingute vastaskontod määratakse täiendavalt ära nende isikute kontaktikaartidel. Digiteeritud arvete ja ise sisestatud ostuarvete puhul on vaikimisi kasutatav makseviis “ülekanne”, mida on võimalik konkreetsel ostuarvel vajadusel muuta.

NB! Hea teada: igale kontaktile (ostja või hankija) ja aruandvale isikule saab määrata vaikimisi kasutatava makseviisi.

Makseviisi lisamine/muutmine

Nimetus: siia sisestatakse lühikirjeldus, näiteks sularaha, ülekanne, kaardimakse; see kirjeldus kuvatakse ka müügiarve vaatel.

Tüüp: rippmenüüst saab valida sularaha, ülekande, aruandva isiku või kasutaja defineeritud vahel; “kasutaja defineeritud” saab tüübina kasutada juhul, kui tegemist on mõne muu tüübiga kui sularaha, ülekanne või aruandev isik.

Vastaskonto müügiarvel: pearaamatu konto tuleb valida vastavalt tehingule ja sellele, kas tegemist on ostja või aruandva isikuga.

Vastaskonto ostuarvel: pearaamatu konto tuleb valida vastavalt tehingule ja sellele, kas tegemist on hankija või aruandva isikuga.

Vaikimisi tüübi makseviis: linnuke lisatakse juhul, kui ettevõte kasutab mitut sama tüübiga makseviisi.

Lähetused, majanduskulud

Esimeses seadistatavas jaotuses pannakse paika kululiigid. Kululiigid määratakse ära ainult selleks, et aruandvatel isikutel oleks lihtsam koostada ning esitada lähetus- ja kuluaruandeid. Seadistada tuleb järgmised liigid: päevarahad, isikliku sõiduauto kompensatsioon, esinduskulud ja nn üldised kulud, mille alla kuuluvad näiteks majutus- ja transpordikulud. Kululiikide seadistamine hõlbustab aruandval isikul õige kululiigi valimist ilma raamatupidamises kasutatavaid kontosid teadmata.

Vahekontode seadistamine on siin vajalik selleks, et toimiks aruannete koostamise ja seejärel raamatupidaja poolt vajaliku raamatupidamisinfo lisamise funktsionaalsus. Vahe- ja ettemaksukonto kasutamisel konteeritakse kviitungid ükshaaval nendele kontodele ning lõplikud kulukanded tehakse alles aruande põhjal. Kui vahe- ja ettemaksukontosid ei kasutata, siis tehakse kulukanded otse igalt kviitungilt.

NB! Oluline seos: kui ettevõttel ei ole kulude moodul Envoice’is aktiveeritud, siis pole lähetuste ja majanduskulude seadistamine nähtav.

Lähetuse ettemaksukonto: siin saab rippmenüüst valida kontoplaanis oleva konto, kuhu kantakse näiteks päevaraha avanss.

Selle konto vaikimisi käibemaks: kuna käibemaksusummad selguvad tulu- ja kulukannetel, siis soovitame siia valida käibemaksuvaba koodi.

Majanduskulude vahekonto: siin saab rippmenüüst valida kontoplaanis oleva konto, kuhu tehakse esialgsed konteeringud aruandelt, mida täpsustakse iga aruandele lisatud kuludokumendi detailse konteerimisega ja seega kantakse siit kontolt ära.

Selle konto vaikimisi käibemaks: kuna käibemaksusummad selguvad tulu- ja kulukannetel, siis soovitame siia valida käibemaksuvaba koodi.

Põhjendamata kulujaotus lubatud: linnukese korral lubatakse aruandvatel isikutel esitada kuludokumente, milles ainult osa on ettevõtte kulu ja osa on isiklik kulu.

Aruandev isik hankija: linnuke pannakse siia juhul, kui ERP-is on aruandvad isikud hankijate registris.

NB! Oluline seos: kui kululiigid on eelnevalt seadistamata, siis pole võimalik lähetustaotlust, -aruannet ja majanduskulude aruannet koostada.

Kululiikide lisamine/muutmine

Nimetus: siia tuleb kirjutada selgitus, mis on aruandvale isikule lihtsalt arusaadav, näiteks majutuskulu, päevarahad, transport jne. Kululiike tuleb luua nii palju, kui palju erinevaid liike soovitakse aruannetel eristada.

Tüüp: valikus on üldine, esinduskulu, isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsioon ja päevarahad. Tüüpi “üldine” tuleks kasutada kõikide tüüpide iseloomustamiseks, mis ei ole esinduskulu, sõiduauto kompensatsioon ega päevarahad.

Regioon: rippmenüüst saab valida, kas tegemist on kohaliku või mitte kohaliku kulutusega.

Kulukonto: rippmenüüst saab valida pearaamatu konto, kuhu tehakse selle kuluga seotud kanded.

Seejärel kuvatakse ettevõtte kasutatavad dimensioonigrupid, mille saab kululiigiga kohustuslikult ära siduda.

Numbriseeriad

Numbriseeriad peavad olema seadistatud enne mõningate funktsionaalsuste kasutuselevõttu. Näiteks ei ole võimalik müügiarveid või aruandvate isikute lähetus- ega kuluaruandeid koostama asuda enne, kui numbriseeriad on paigas.

Võimalikud numbriseeria tüübid, mida saab rippmenüüst valida, on ostuarve dokumendinumber, müügiarve number, lähetustaotluse või -aruande number, kulutaotluse või -aruande number ja dokumendi number.

Did this answer your question?