Seadistuste menüü alammenüüs “Ost” saab hallata ja luua malle ostuarvete konteerimiseks ja kinnitamiseks. Neid malle saab luua ka ostuarvetega toiminguid tehes, aga neid on võimalik seadistada siin sõltumatult saabunud ostuarvetest.

Konteerimismallid

Perioodiliste või korduvate arvete saamisel aitab tööd lihtsustada konteerimismallide kasutamine. Konteerimismalle saab luua arve pealt, kui näiteks hankija arvet esmakordselt konteeritakse, aga konteerimismalle on võimalik luua ka seadistuste alt (menüüribalt “Seadistused” ja edasi “Ost”).

Malli tüübiks saab valida kas üldise või hankijapõhise. Üldist malli saab rakendada sarnastele teenustele või kaupadele, mida ostetakse erinevatelt hankijatelt, aga millel on üldiselt sama konteering, näiteks reklaam või kontorikaubad. Hankijapõhisele mallile on võimalik lisada ka lepingu- ja viitenumber.

Konteerimismalle on võimalik teha arvepõhiseid ja arvereapõhiseid. Arvepõhine mall tähendab, et arve üldsumma on võimalik ühe summana kuluks kanda või jagada arve üldsumma protsentide alusel või võrdsete osadena kontode või dimensioonide vahel.

Vajutades arvepõhise malli loomisel nupule “Muuda”, avaneb järgmine vaade:

Arvereapõhist malli kasutatakse juhul, kui hankijalt saadud arvel olevad read soovitakse ka raamatupidamises eraldi kuluks kanda. Arvereapõhist konteerimismalli kasutades tuleb väga tähelepanelikult jälgida, et hankijalt saabunud arve oleks endiselt kooskõlas loodud malliga ning vajadusel mall ajakohastada. Arvereapõhine mall on soovitatav teha ka hankijapõhiseks. Ka arvereamalli kasutades on võimalik rida veel omakorda jagada nii dimensioonide kui ka kontode vahel.

Vajutades arvereapõhise malli loomisel nupule “Muuda”, avaneb järgmine vaade:

Reale tuleb lisada kirjeldus või nimetus või kauba/teenuse kood, mille alusel arverida konteeringuga seotakse.

NB! Hea teada: konteerimismalle on soovitatav kasutada enne kinnitusringile saatmist, et need rakenduksid korrektselt.

Kinnitusringi mallid

Varem valmis tehtud kinnitamismalle saab võtta kasutusele või muuta iga arve juures. Samuti saab malle hallata seadistuste menüüpunkti “Ost” all. Kinnitamismallide kasutamine võimaldab kiirendada arvete kinnitusringile jõudmist ning perioodiliselt korduvate arvete või korduvhankijate puhul on võimalik kinnitusmallide kaudu arvete kinnitusringile saatmine automatiseerida.

Kinnitusringi mallide lisamise vaade:

Kinnitamismalle on võimalik luua üldiseid või hankijapõhiseid. Üldiseid malle saab kasutada erinevatelt hankijatelt saabunud arvete puhul mingi kindla valdkonna või kulude osas, näiteks turunduskulusid või autopargi hoolduskulusid võivad alati kinnitada samad isikud olenemata hankijast.

Kinnitusringi saab valida ainult neid isikuid, kellele on antud kinnitaja roll ning keda ka võimalikus valikus kuvatakse. Kui sellest valikust vajalikku nime ei leita, siis tuleb selle kasutaja rollid seadistuste alt üle vaadata.

Paralleelse kinnitusringi loomine

Uut kinnitusringi luues tulevad kinnitusringis osalejate nimede ette kasti kinnitamise järjekorra numbrid. Neid numbreid on võimalik üle kirjutada ja sama number inimese nime ees tähendab seda, et need inimesed saavad kinnitada samaaegselt.

Did this answer your question?